Posted: August 31st, 2010 | Author: Berto Pena | Filed under: emprender | Tags: Entrevista, notas | No Comments »
Eres Empresa es un proyecto muy interesante que un buen amigo mío ha puesto en marcha. Recientemente me ha hecho una entrevista que ahora te invito a escuchar. Dura casi una hora y en ella lo cuento “casi todo”. Cómo empecé en Internet, mis primeros proyectos, mi primer fracaso (y ruina) empresarial, Movilisto, doctorSIM y la etapa actual. Puedes descargar el audio de la entrevista en este enlace.
Posted: August 2nd, 2010 | Author: Berto Pena | Filed under: emprender | Tags: iphone, notas, YubNub | No Comments »
Cómodo bookmarklet que te permitirá realizar búsquedas en YubNub con el Safari de tu iPhone o iPod Touch. Lo añades como un Favorito más y cuando lo abras aparecerá una ventana para lanzar la búsqueda con el comando de YubNub que quieras. Sólo tienes que crear un Favorito con la siguiente URL (ojo, escríbelo en una sola línea):
javascript:Qr=prompt('Busca%20en%20YubNub','');if(Qr)location.href=
'http://www.yubnub.org/parser/parse?command='+escape(Qr)
Posted: July 30th, 2010 | Author: Jeroen Sangers | Filed under: emprender | Tags: notas, notationalvelocity, notes, Software, windows | No Comments »
Una de mis aplicaciones favoritas para el mac es Notational Velocity, que uso para gestionar todos los textos en que estoy trabajando. Notes es una aplicación para Windows basado en el mismo concepto.
La pantalla está dividida en tres secciones. Primero hay un campo multifuncional, que sirve para buscar notas y para crear notas nuevas. Luego hay la lista de notas (filtrado por el texto en el primero campo) y finalmente el texto de la nota.
Si quiero guardar una idea, simplemente empiezo a teclear el título. Notes automáticamente filtra las notas y muestra las notas relacionadas. De este modo puedo elegir una nota existente con las teclas de flecha para añadir la información a esta nota, o dar intro para crear una nueva nota. Este sistema de búsqueda/creación funcione mejor si tienes muchos textos pequeños con información específica en lugar de textos más largos. Notes no tiene la posibilidad de guardar manualmente los textos, pero automáticamente guarde todo lo que haces al instante.
Notes también sincroniza con el servicio de Simplenote, una aplicación gratuita para iOS, y además puede ser instalada en un pendrive USB.
Posted: July 27th, 2010 | Author: Jeroen Sangers | Filed under: emprender | Tags: consejos, eficacia, notas, Productividad, reunión | No Comments »
Reuniones y productividad son una combinación difícil. ¿Cómo puedes tener reuniones y al mismo momento trabajar en tus metas?
Una afición cara
A veces dicen que las reuniones son el pasatiempo nacional de España. No sé si está mucho mejor en otros países, pero creo que generalmente tenemos demasiadas reuniones.
No hay nada mal en una reunión, mientras está bien organizada. La comunicación y cooperación son imprescindibles para finalizar proyectos grandes y complejos, y las reuniones son la mejor manera de hacerlo.
Aún así he notado que mucha gente odia a las reuniones, y con buena razón. Si habláis gran parte de la reunión sobre procedimientos y políticas que no afectan el resultado final, estás perdiendo tu tiempo (y tu motivación) en la reunión.
No asistir
Si realmente piensas que pierdes el tiempo en una reunión, intenta si es posible no asistir o al menos asistir solo una parte de la reunión.
Si realmente debes asistir en la reunión, puede ser que estos consejos te ayudaran a convertir la reunión en una experiencia positiva:
- Prepárate bien para sacar más beneficios de la reunión. Empieza unos días antes de la reunión para dar tiempo a tu subconsciente para tener ideas más creativas. Solo si eres una persona supercreativa es mejor no hacerlo, para mantener la perspectiva ajena al asunto y para generar ideas frescas durante la reunión.
Revisa la agenda de la reunión y los documentos en tu carpeta con material de soporte del proyecto (ya tienes una, ¿verdad?).
- Lleva algunos documentos de la carpeta Para leer contigo. En la mayoría de las empresas las reuniones empiezan al menos un cuarto de hora tarde, y así puedes aprovechar este tiempo de espera.
- También durante la reunión habrá momentos menos interesantes. Usa estos momentos muertos para hacer otras tareas Puedes leer, escribir y revisar textos, apuntar ideas nuevas o incluso procesar tu correo. Si la reunión tiene más asistentes tendrás más tiempo para hacer otras cosas.
- Toma notas Si alguien no toma notas, seguramente esta persona no debería estar en la reunión. Apunta tus ideas y acciones en el bloc de notas. Después de la reunión pon las hojas con notas en tu bandeja de entrada para luego procesarlas.
¿Tienes otros consejos para mejorar la productividad de las reuniones? Explícalo en un comentario.
Posted: April 20th, 2010 | Author: Jeroen Sangers | Filed under: emprender | Tags: Herramientas, lápiz, notas, papel, recopilar | No Comments »
El lápiz es la herramienta de productividad más útil que conozco. Aunque cada vez usamos más los dispositivos electrónicos como el móvil, el PDA o el ordenador para nuestro trabajo, muchas veces un simple lápiz y una hoja de papel es más rápido y más versátil. Si realmente quieres mejorar la productividad personal: ¡usa un lápiz!
9 razones para usar un lápiz
Un lápiz es más rápido
Tú mismo puedes verificarlo fácilmente: compara el tiempo que necesitas para apuntar una tarea en tu bloc de notas con el tiempo para hacer lo mismo en un PDA o un móvil: abrir el dispositivo, buscar la aplicación para tus notas o tareas, esperar hasta que se carga la aplicación, abrir una tarea nueva, teclear el texto…
Un lápiz es más barato
Hemos gastado al menos cientos o incluso miles de euros en nuestros gadgets, sus programas y las suscripciones de conexión, pero casi todas las tareas que hacemos en los dispositivos electrónicos también las podemos hacer con un lápiz de menos de un euro. ¿Realmente vale la pena gastar tanto? Tampoco es necesario asegurar un lápiz.
Un lápiz siempre está disponible
Software en la nube es fantástico, pero solo funciona si tienes conexión a internet. Ya sé que tienes un iPhone y por tanto siempre tienes acceso, pero ¿cuanto pagas por esto? El lápiz siempre está disponible, y si lo olvidas es fácil de encontrar un sustituto.
Un lápiz siempre está cargado
¿Alguna vez has tenido que cargar la batería de un lápiz?
No hay que aprender a usar un lápiz
He probado muchísimas aplicaciones para gestionar tareas, y cada aplicación requiere al menos media hora para conocer sus funcionalidades. Aprendiste cómo funciona el lápiz cuando tenías dos años, así que no pierdas el tiempo ya invertido.
Un lápiz estimula el pensamiento creativo
Un lápiz es la herramienta perfecta para hacer una lluvia de ideas en una hoja grande. Usar el lápiz cada día fomenta el pensamiento creativo y construye tu jardín de ideas.
No hay que actualizar un lápiz
Nunca habrá una versión 2.0, porque ya es una herramienta perfecta. Aunque sí existe una versión 1.1 con una goma para borrar.
Un lápiz te permite salir de la pantalla
¿Cuantas horas trabajas delante de la pantalla del ordenador? Si haces al menos una parte del trabajo con un lápiz tienes la posibilidad de salir de la pantalla y cambiar de posición. Un lápiz es bueno para tus ojos y para la salud.
El lápiz es tecnología probada
Los romanos y los árabes construyeron imperios enormes sin usar ordenadores ni iPhone y Beethoven solo tenía un lápiz para componer sus obras maestras. El lápiz ha probado su valor ya hace mucho tiempo.
Los beneficios de software
Obviamente el lápiz no es la solución para todo; hay situaciones en que es mejor usar una aplicación especializada. Yo, por ejemplo, uso papel para recopilar mis ideas, pero mantengo mi calendario en iCal y mis tareas en OmniFocus. Es importante conocer los pros y los contras del papel y del software para elegir el medio adecuado para cada situación. En general los beneficios de software son:
Editar
Para cosas que cambian mucho es mejor gestionarlas en una aplicación. Si en tu calendario tienes más citas tachadas que citas de verdad es hora de cambiar la herramienta.
Colaboración
Si tus compañeros de trabajo no se encuentran en la misma sala, el papel pierde mucha de su eficacia.
¿Cuándo usas un lápiz y cuándo es mejor utilizar software?
Posted: February 23rd, 2010 | Author: Gonzalo Álvarez Marañón | Filed under: emprender | Tags: Exposición, notas, pareto, powerpoint, presenter view, Tecnología, vista de moderador | No Comments »
Vilfredo Pareto (1848-1923) fue un astuto y controvertido filósofo, economista y sociólogo italiano de variopinta trayectoria profesional, cuyas mayores contribuciones a la economía tuvieron lugar en el campo del estudio de la distribución de la riqueza: Pareto observó que el 20% de la población italiana concentraba el 80% de la riqueza. Los porcentajes específicos, 90/10, 80/20 ó 70/30, no tienen mayor importancia: cuando se estudian sistemas grandes de distribución normal, es decir, aquellos que son utilizados de formas variadas por una gran cantidad de personas, emerge espontáneamente la regla de 80/20. Esta regla, también conocida como Principio de Pareto, se ha aplicado con éxito en numerosos disciplinas, incluyendo además de a la economía a la gestión, el diseño de interfaces de usuario, el control de calidad o la ingeniería, por citar unas pocas.
El imprescindible libro Principios Universales de Diseño recoge entre sus 100 principios uno bautizado precisamente con este nombre, la Regla 80/20:
“Un alto porcentaje de los efectos en cualquier sistema grande son causados por un porcentaje pequeño de las variables”
— Principios universales de diseño
El 80% del uso de un producto involucra el 20% de sus características
El uso que los millones de usuarios informáticos hacemos del software sigue igualmente una distribución de Pareto: en general, el 80% del tiempo que trabajamos con un programa informático, incluido PowerPoint, utilizamos un 20% de sus características. Yo me atrevería a añadir que existe un porcentaje importante de funciones que no usamos jamás, por la sencilla razón de que desconocemos su existencia. Y cuanto más complejo y rico es el programa, mayor número de funciones ocultas que nunca aprovecharemos. En esta entrada exploraremos una de las funciones más desconocidas del PowerPoint: la vista del moderador, característica realmente útil a la hora de presentar.
La vista del moderador
La vista del moderador aprovecha la capacidad de la mayoría de portátiles de mostrar información simultáneamente en dos monitores: en uno de ellos, el cañón, se proyectan las transparencias de la presentación que el público ve; y en un segundo, la pantalla del portátil, otros programas que el público no ve. En concreto, la vista del moderador ofrece las siguientes posibilidades:
1. Las notas del orador se muestran en letras grandes y claras para que nos sirvan de guión de la presentación
Hemos repetido en más de una ocasión que las transparencias no deberían contener el texto de la charla porque una presentación no es un documento. Muchos ponentes lo vuelcan todo en la transparencia para no olvidarse de nada, para combatir el miedo a quedarse en blanco, para presentar con más confianza. El problema es que terminan leyendo las transparencias, lo que les obliga a dar la espalda al público, el cual, mortalmente aburrido, terminará por desconectar. Mostrando las notas sólo al presentador, éste puede exponer con la confianza de acudir a ellas en caso de quedarse en blanco o para cerciorarse en cada transparencia de que no olvida nada, sin necesidad de sobrecargar las transparencias.
2. Se muestran miniaturas de las transparencias para poder seleccionarlas sin seguir el orden de la secuencia
Permite así crear presentaciones personalizadas para cada público, que pueden variarse dinámicamente en función de la reacción de la audiencia sin que el público se dé cuenta.
3. Se muestra el siguiente elemento que va a aparecer en la pantalla al hacer clic la próxima vez, ya sea una diapositiva nueva o el siguiente elemento de viñeta de una lista
A menudo, especialmente cuando la presentación no ha sido ensayada, uno olvida qué transparencia viene a continuación o si una lista constaba de cinco o de seis viñetas. Se ocasionan así pequeñas desincronizaciones entre el discurso y el contenido mostrado en pantalla que terminan desluciendo la exposición. Dado que la vista del moderador nos enseña la siguiente transparencia o viñeta, sabemos en todo momento qué es lo que viene a continuación.
Los riesgos de la vista del moderador
El mayor peligro que se corre al usar la vista del moderador es quedarse pegado a la pantalla en lugar de mirar al público a los ojos. Si decides utilizarla, asegúrate de utilizar las notas sólo en emergencias, jamás las leas, porque entonces el público se sentirá desconectado, te habrás trasnformado en un busto parlante enlatado, no en un orador vivo, rebosante de pasión.
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DIÁLOGO ABIERTO
¿Conocías la vista del moderador? ¿La has usado alguna vez? ¿Piensas usarla en el futuro?
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Posted: February 23rd, 2010 | Author: Jeroen Sangers | Filed under: emprender | Tags: archivo, ficheros, Herramientas, mac, notas, notationalvelocity, quickcursor, simpletext, writeroom | No Comments »
Ha sido un placer leer los consejos sobre la organización de ficheros de los expertos de productividad. Al leer estos consejos me he dado cuenta de que nunca he explicado cómo tengo organizado los ficheros en mi ordenador.
La estructura básica
Dentro de la carpeta Documentos en mi macbook he creado dos carpetas: Proyectos con material de soporte para mis proyectos y Temas con el material de referencia general. He etiquetado estas carpetas con el color verde para poder distinguirlas de las otras carpetas en Documentos usadas por varias aplicaciones.
Dentro de la carpeta Temas he creado una carpeta por tema (tesorería, inspiración, idiomas, etc.) y en la carpeta Proyectos tengo una carpeta por proyecto.
La gran mayoría de mis documentos son ficheros de texto o ficheros PDF para no depender de ninguna aplicación específica, aunque también tengo documentos hechos por ejemplo en iWork y Scrivener.
Documentos actuales
Los documentos en los que todavía estoy trabajando (como mi famoso Jardín de Ideas) están en otro lugar, para tenerlos siempre a mano. Esta carpeta está sincronizada con SimpleText, un servicio similar a Dropbox para ficheros de texto, para tener los documentos actuales siempre accesibles. Además, esta carpeta sirve como base para Notational Velocity, la herramienta que uso para buscar y crear notas. Por defecto Notational Velocity trabaja con una base de datos encriptado y propietario, pero yo lo he configurado para usar ficheros de texto.
Mi herramienta favorita para escribir textos es WriteRoom. Puedo abrir cualquier texto en WriteRoom usando un atajo de teclado configurado con la aplicación QuickCursor. Además tengo WriteRoom instalado en mi iPhone, sincronizado también con SimpleText.
Parece complicado, pero como estas aplicaciones están todas sincronizadas tengo un flujo de trabajo altamente eficaz. Puedo crear una nota en WriteRoom en mi iPod y al llegar a casa encontrarla en Notational Velocity en el macbook y fácilmente abrirlo en WriteRoom para finalizar el texto. Además puedo editar todas estas notas directamente desde la web de SimpleText.
Nomenclatura
Para facilitar la búsqueda de ficheros, intento usar un esquema fijo de nombres. El texto que estás leyendo ahora, por ejemplo, todavía está en Notational Velocity y tiene el nombre 20100215 I3 Sistema de archivos.txt. 20100215 es la fecha (no necesariamente la fecha de creación del documento), I es el tipo de documento -- Idea en este caso, 3 es el subtipo -- artículo y Sistema de archivos es su nombre.
He definido los siguientes tipos de documentos, y cada uno tiene varios subtipos:
- D: Diario
Textos, pensamientos y filosofías que simplemente quiero registrar, pero que no son la base de un producto final. Hay dos subcategorías: diario personal (D1) y log de sistemas D2).
- I: Ideas
Textos e ideas para desarrollar productos finales. Aquí apunto mis procedimientos (checklists I1), posibles proyectos (I2), ideas para artículos (I3), sueños (I4), etc.
- N: Notas recopiladas
Material creado por otros. En esta categoría tengo, entre otros, documentos de investigación (N1), notas tomadas desde libros (N2) y muchísimo material de referencia general (N4).
- C: Comunicaciones
La categoría para notas de conversaciones y reuniones.
- E: Escritos
Trabajo finalizado. Este mismo articulo cambiara de I3 (idea para un artículo) a E3 (artículo finalizado). También cambia de ubicación, porque ya no es necesario de guardarlo en Notational Velocity. Su ubicación final será Temas/El Canasto/Herramientas.
Por supuesto tengo un documento con la definición de la nomenclatura, aunque solo he necesitado algunos días para recordar estos códigos. Como ya he dicho anteriormente, parece un sistema complicado, pero no lo es. Tengo todas las funcionalidades de aplicaciones como Evernote o Yojimbo sin tener que almacenar mis datos en una base de datos cerrado. La idea original para este sistema de archivos es de Dougal Barone.
¿Qué sistema usas tu para almacenar tu material de referencia digital?
