Estas semanas estoy de viaje y durante un vuelo me salió la idea de explicar algo sobre como mantener la productividad personal cuando estás de viaje.
Haz un repaso semanal antes del viaje. Mi lista de acciones solo contiene las tareas en que realmente voy a trabajar durante las próximas 3 semanas. Si estoy de viaje habitualmente tengo muy poco tiempo para trabajar en mis tareas, así que muevo las demás tareas a la lista de algún día/quizás.
Usa tu lista de control para preparar el viaje. Con un checklist completo estarás seguro de que no has olvidado nada importante. En mi lista de viaje tengo apuntado todo lo que tengo que poner en mi maleta además de las cosas que debo hacer antes de salir (desactivar el despertador).
Usa una bandeja de entrada móvil. Durante cada viaje recopilo muchas cosas: notas de reuniones, tarjetas de visita, documentos, ideas, facturas, tiquets, etc. Muchas veces intento procesarlo todo durante el viaje (llevo mis listas en el iPhone), pero siempre hay material que solo puedo procesar en casa, como por ejemplo, los tickets que tengo que pasar a la administración de la empresa. Todas estas cosas las guardo en una carpeta que me sirve como bandeja de entrada móvil. Cuando llego a casa o a la oficina vacío esta carpeta en la bandeja de entrada.
Cuídate bien. Durante un viaje tendrás un ritmo diferente a tu horario habitual, y muchas veces tu vida es menos sana: tomas poco tiempo para comer, comes más comida rápida, no haces deporte, etc. Tu bienestar está directamente relacionado a tu productividad personal. Es importante buscar tu propio ritmo durante el viaje: duerme suficiente, intenta tomar el tiempo para comer bien y sube por las escales en lugar de usar el ascensor.
Aprovecha de los pequeños momentos. En muchos viajes paso bastante tiempo esperando trenes, aviones y clientes. Siempre llevo algo interesante para leer conmigo (usando Instapaper e iBooks en el iPhone) e incluso uso estos momentos para avanzar en mis proyectos. 5 minutos de espera es suficiente para hacer una llamada, para apuntar unas ideas para un artículo o para preparar una conversación.
¿Cuál es tu consejo para mantener la productividad durante el viaje?
Grid-It es un organizador inteligente para fijar todas las cosas sueltas en tu maleta, maletín o bolsa.
El Grid-It consiste de varias cintas elásticas que puedes usar para fijar objetos de diferentes tamaños. Puedes usarlo para guardar la material de oficina, tus herramientas y tu teléfono y otros gadgets.
El Grid-It está disponible en dos tamaños y cuesta $19.99.
Hoy he lanzado mi nueva web personal a JeroenSangers.com, donde informo sobre mis servicios profesionales.
Hace casi cuatro años empezé a escribir sobre la productividad personal en El Canasto, la primera bitácora en castellano sobre este tema. Poco a poco la popularidad de El Canasto ha crecido y vía este blog recibo varios peticiones de ayuda por semana. He decidido crear una nueva web para poder explicar qué hago exactamente y qué podemos hacer juntos.
Para empezar presento allí mis dos proyectos más conocidos: la bitácora El Canasto y el podcast 2 Minutos de Productividad. Ambos son recursos gratuitos llenos de información práctica sobre la productividad personal. Creo que no es necesario explicar más, porque ya son bastante conocidos.
La novedad que presento hoy es un servicio que he llamado El impulso de la mañana. Se trata de un servicio de consultoría personalizado, en que te ayudo a establecer tus propios buenos hábitos para empezar el día. Durante tres mañanas consecutivas analizamos juntos tu trabajo (y otras cosas que tienes que hacer), planificamos tus días y desarrollamos un plan de ejecución. En la semana después planificamos una sesión de consultoría más para evaluar y ‘tunear’ tus hábitos. Este nuevo servicio estará disponible a partir del día 20 de septiembre.
Te invito a visitar JeroenSangers.com y leer toda la información publicada allí. Por supuesto puedes contactarme si tienes cualquier duda o comentario.
Las reglas o filtros de correo te ayudan a automatizar la organización de los mensajes en carpetas. Una regla típica es aquella que guarda todos los mensajes de un grupo de remitentes en la carpeta de Cliente X. Si estáis usando reglas, seguramente tenéis una regla de este tipo.
Una regla que archiva automáticamente mensajes a una carpeta específica te ahorra tiempo, porque ya no tienes que hacerlo manualmente. Por otro lado, esta misma regla te complica la vida, porque has creado otra bandeja de entrada para procesar. Si antes de tener esta regla tenías todos los mensajes nuevos en la bandeja de entrada, ahora los tienes repartidos sobre varias carpetas, y en lugar de procesar una bandeja de entrada ahora tienes docenas de bandejas de entrada para procesar.
Hay dos soluciones para este dilema:
No usar reglas para archivar mensajes y moverlos manualmente.
Si conoces bien tu aplicación de correo, sabes que hay atajos de teclado para mover mensajes rápidamente. Por ejemplo en Outlook puedes hacerlo usando Ctrl + Mayús + V seguido por la primera letra de la carpeta de destino.
Yo prefiero mantener mis mensajes en la bandeja de entrada y moverlos manualmente al procesarlos. Mi única excepción son las notificaciones de las redes sociales. Tengo una regla para mover estos mensajes a una carpeta de notificaciones, que trato como una bandeja de entrada para cosas con poca importancia. Solo proceso esta carpeta una vez a la semana.
Crea una carpeta de búsqueda para ‘recrear’ la bandeja de entrada
Las carpetas de búsqueda o carpetas inteligentes son carpetas virtuales que muestran mensajes guardados en otras carpetas que cumplen los criterios de búsqueda. La mayoría de las aplicaciones de correo te permiten definir este tipo de carpetas virtuales. Es posible crear una carpeta de búsqueda mostrando todos los mensajes que no has leído en todas las carpetas. Puedes usar esta carpeta como tu bandeja de entrada sabiendo que tus mensajes ya están archivados en carpetas.
Lo que debes evitar es tener muchas bandejas de entrada.
GTD Easy es el nombre de una nueva aplicación web para los practicantes de GTD desarrollada por Alex Bergonzini. No es un gestor de tareas, sinó es más una herramienta que te ayuda con las dos cosas más difíciles de Getting Things Done: procesar la bandeja de entrada y el repaso semanal.
La sección Procesar te guía por el famoso flujo de trabajo de David Allen. Para usarlo solo tendrás que tomar un objeto desde tu bandeja de entrada y contestar las preguntas presentadas por GTD Easy. El resultado es un consejo sobre qué hacer con el objeto.
La otra sección, Revisión semanal tiene una estructura similar y te explica paso a paso cómo hacer el repaso semanal para mantener tu sistema de productividad actualizado.
Creo que GTD Easy es una herramienta estupenda para desarrollar los hábitos productivos de procesar y hacer el repaso semanal.
Ya han pasado cinco meses desde el último Ranking de blogs sobre la productividad personal, y creo que es hora de volver a mirar cómo están las bitácoras de productividad.
He usado la ocasión para aprender un poquito de AppleScript para poder automatizar parte del cálculo de los parámetros, y aunque he invertido más tiempo en esta edición del ranking, espero poder calcular futuras versiones en menos tiempo.
Como es habitual, primero quiero presentar los tres nuevos blogs en la lista:
Gestión personal
Samuel Leal, un experto en Tai Chi, escribe desde Chile sobre la productividad personal, el desarrollo personal y sus herramientas. Aun hay pocos artículos publicados, pero es un blog que vale mucho la pena.
Jummp’s Blog
Un blog muy interesante sobre la productividad, la gestión de proyectos y el desarrollo de software.
Sostenibilidad y Eficiencia
Supongo que ya concéis a Valentina, que ha escrito unos artículos aquí en El Canasto durante mis vacaciones. Su blog sobre la sostenibilidad, el minimalismo y la productividad hace una entrada espectacular en el ranking.
Dropbox es sin duda una de mis aplicaciones favoritas. Antes de DropBox, sincronizar información entre varios dispositivos era un proceso complicado. Ahora solo tienes que guardar tus ficheros en la carpeta de DropBox y automáticamente se copia estos ficheros a tus otros dispositivos.
Si aun no conoces DropBox: después de instalar esta aplicación gratuita tendrás una carpeta especial en tu PC. Dropbox copia cada fichero o carpeta que guardes en esta carpeta especial directamente a sus servidores para poder acceder a estos datos desde un navegador de web. Si luego instalas Dropbox en otro PC, recibes los ficheros hechos en el primer PC. Si finalmente también pones Dropbox en tus dispositivos móviles, tendrás un montón de posibilidades. Yo tengo varios usos para esta aplicación:
Material de referencia
Como los ficheros en Dropbox están accesibles desde todos mis PCs, desde mi iPhone y desde internet, Dropbox es el lugar idóneo para guardar documentos de referencia: listas de control, instrucciones, etc.
Compartir ficheros
Dropbox es la manera más fácil de compartir ficheros con otros. En lugar de llenar el correo electrónico de los demás con ficheros PDF enormes, es mejor guardar el documento en la carpeta Public de Dropbox. Luego con el botón derecho puedes obtener el URL público de este fichero.
Este método también es perfecto para compartir ficheros grandes, como el vídeo que has hecho de tus vacaciones.
Carpetas compartidas
Si la persona con quién quieres compartir ficheros también usa Dropbox puedes crear una carpeta compartida. Todos los ficheros que pongas en la carpeta compartida aparecerán también en el Dropbox de las otras personas. Yo uso esta funcionalidad por ejemplo para pasar ficheros al portátil de mi esposa.
Álbum de fotos
La carpeta Photos de DropBox funciona de forma similar a la carpeta pública, con la diferencia de la visualización por web. Puedes crear carpetas con tus fotos, que automáticamente se convierten en una galería de fotos en la página de Dropbox. Yo uso esta opción para compartir fotos que solo quiero compartir con algunas personas. (el resto va en Flickr).
Copia de seguridad
Aunque uso otra solución (Carbonite) para hacer copias de seguridad, a veces Dropbox es la manera más rápida de hacer un backup. Si guardas tus ficheros importantes en Dropbox siempre podrás recuperarlos. Desde la web de Dropbox tienes la posibilidad de restaurar ficheros borrados.
Contraseñas
La aplicación 1Password que uso para gestionar mis contraseñas tiene la posibilidad de sincronizar su base de datos vía Dropbox. Sin Dropbox la única manera de sincronizar 1Password en el macbook con el iPhone es conectando los dos dispositivos a la misma red y abrir la aplicación al mismo momento. Con Dropbox siempre tendrás tus contraseñas actualizadas. También es posible abrir la base de datos de 1Password directamente desde un navegador web.
Ficheros de proyectos
En mi carpeta de documentos tengo una carpeta con material relacionado con mis proyectos activos. Esta carpeta en verdad solo es un symlink a una carpeta en Dropbox. De esto modo puedo acceder a mi material de proyectos desde la carpeta ~/Documentos, mientras al mismo tiempo sincronizo estos documentos con Dropbox. Tengo dos razones para tener estos documentos en Dropbox: primero para tener siempre acceso a este material, pero lo más importante es poder usar las versiones. Al cambiar un documento, Dropbox no sobrescribe el fichero, pero crea una nueva versión. Solo las últimas versiones están disponibles en la carpeta, pero desde la web puedo volver a una versión anterior.
Bandeja de entrada
Finalmente tengo una carpeta que funciona como bandeja de entrada personal. Si en la oficina tengo algo que quiero usar a casa, lo guardo en la carpeta Inbox para copiarlo al macbook. Como no quiero procesar dos carpetas (ya tengo una carpeta de descargas), he configurado Hazel para mover todo de la carpeta Inbox a la carpeta Descargas.
Estos son mis usos para Dropbox. ¿Como usais vosotros esta aplicación?
Por cierto, es posible ampliar el espacio disponible. Por defecto te dan 2 Gb, pero solo al abrir la pestaña Getting Started recibes 250Mb extra. Luego puedes invitar a tus amigos; por cada amigo que instala Dropbox recibes 250Mb extra. Gracias a Twitter ahora ya tengo 8,75Gb disponible.
Hasta ahora he escrito muy poco sobre las aplicaciones para una de las plataformas móviles más antiguas: Windows Mobile. Needian es un gestor de tareas basado en GTD desarrollado específicamente para Windows Mobile, aunque están trabajando en versiones para Android, iOS y Blackberry.
La aplicación está basada en tres fases de trabajo. La primera fase, recopilar, da acceso a tu correo electrónico. Desde allí puedes abrir el calendario, crear citas y tareas y guardar el mensaje. Luego en la segunda fase, revisar, puedes organizar tus tareas por proyecto, persona o contexto y además gestionar el progreso de cada tarea. Finalmente en la tercera fase, hacer, eliges las tareas para hacer y puedes finalizarlas.
**Needian está disponible en castellano y cuesta solo 9,95€, aunque puedes probarlo sin pagar durante 15 días.
Seguramente estás leyendo El Canasto porque te sientes poco productivo. Probablemente conoces el sentido de haber trabajando todo el día y al final del día no saber a dónde han ido todas las horas. Te has esforzado mucho, pero has logrado muy poco. Muchas veces no queda claro a dónde han ido las horas perdidas.
Este mes he preguntado a los expertos de productividad:
¿En qué actividades la gente pierde el tiempo sin darse cuenta?
En organizarse!! Nos pasamos más tiempo tratando de organizar lo que debemos hacer (a veces) que realmente poniéndonos manos a la obra para ejecutar las tareas y obligaciones que tenemos por delante. David Topi
Es difícil encontrar el equilibrio entre planificar tus tareas y hacerlas. Si nunca planificas, seguramente trabajas en las tareas equivocadas, aunque también es posible que planifiques tanto que ya no te queda tiempo para trabajar en tus tareas.
En lo que yo llamo “transiciones de estado”, es decir, situaciones en las que pasas de estar haciendo algo a estar haciendo algo distinto. Dentro de las transiciones de estado estarían por ejemplo las esperas, algo que con la impuntualidad española puede alcanzar dimensiones importantes. Otro ejemplo es el de la mayoría de las reuniones, que son espacios de tiempo improductivo “de transición” entre estados en los que haces algo productivo. Otro serían los atascos o desplazamientos (a no ser que aproveches para oír música, leer…) Un ejemplo más son todas esas situaciones en las que transcurre un tiempo entre el “voy a hacer…” y haces realmente eso que “ibas a hacer…”: despedirte, acostarte o levantarte, dejar de twittear… :-P Puede no parecer tan importante, pero estamos hablando de varias horas al cabo de la semana en la que no has hecho nada que te aporte realmente algún valor. José Miguel Bolívar de Optima Infinito
Un truco para minimizar las transiciones de estado es agrupar tareas similares. Si mantienes una lista de llamadas puedes hacer todas las llamadas de un tirón para ganar tiempo.
Lo más común es perder el tiempo en las redes sociales como twitter y facebook donde es muy fácil que nos entretengamos hablando con alguien más o simplemente “chismoseando”.
Además, otro tipo común de pérdida de tiempo es la de realizar tareas que no agregan valor por ejemplo, la excesiva planeación y organización de las tareas a realizar en un día o demasiado énfasis en el diseño de una plantilla de reporte super bonita cuando al gerente solo le interesa leer un número para continuar con su trabajo, etc. blpgirl de Lo que le diga es mentira
Para las redes sociales, hay una solución fácil: antes de entrar debes fijar el tiempo que quieres dedicar a las redes sociales y configurar una alarma de cocina para que te avise cuando se acabe el tiempo.
No existe una manera de perder el tiempo, sencillamente la gente lo malgasta sin ser plenamente consciente de ello o en el mejor de los casos sabiéndolo y utilizándolo. Forma parte de la naturaleza humana. No me gusta el concepto del tiempo, prefiero pensar que estoy perdiendo acciones, tareas, oportunidades, ideas. El tiempo, al ser infinito no tiene valor, pero las acciones, los proyectos, las oportunidades son cosas tangibles que si que pierdo. Bergonzini
Si estás perdiendo el tiempo, estás perdiendo oportunidades: la oportunidad de lograr tus metas, la oportunidad de hacer algo útil, la oportunidad de marcar la diferencia,…
La gente pierde tiempo siguiendo rutinas equivocadas que repite una y otra vez, sin parar a intentar mejorarlas. Hay cosas que no es necesario hacerlas, se pueden hacer de otra forma o encontrar un mejor momento para llevarlas a cabo.
Dos ejemplos:
“Las colas” en horas punta en centros comerciales y supermercados. Sería mejor organizarse para comprar en otro momento o vía Internet.
“Los olvidos”. Generan mucha pérdida de tiempo y otros problemas. Proveerse de una agenda y seguir un sistema recordatorio a base de listas, nos evitará contratiempos. Montse Vila de Buenhabit
Nuestros hábitos pueden ayudarnos haciendo cosas sin tener que dedicar tiempo pensando cómo hacerlas. Como indica Montse, es importante revisar nuestros hábitos frecuentemente para volver a ser consciente de la utilidad de las cosas que haces.
Existen dos grandes maneras de perder tiempo sin darse cuenta:
1. Procastinando.
2. Con una mala gestión de las interrupciones.
A lo largo del tiempo en el que he aplicado y he sido consciente de lo poco o muy productivo que puedo ser en mis actividades, me he dado cuenta que la forma más efectiva de atacar la procastinación es eliminando de manera consciente todo aquello que pueda invitarnos a procrastinar. Por ejemplo, tengo un utilitario que desde el momento en el que lo programo no me permite entrar a páginas de redes sociales, etc por 25 minutos.
Considero que la estrategia en general debe ser identificar aquellas cosas en las que procastinamos con mayor porcentaje e idear una forma de eliminarlas completamente de nuestro entorno (al menos por el tiempo en el que no deberíamos de procastinar).
Otra de las formas más habituales de perder tiempo sin darse cuenta es la mala gestión de las interrupciones, considero que con cualquier metodología (ya sea GTD, Pomodoro, o alguna a la medida) uno no puede llegar a un nivel alto de productividad si no contempla y es consciente que las interrupciones tienen un alto nivel de impacto en nuestra productividad. Para esto me parece que no hay mejor cosa que la implantación de una cultura de interrupción oportuna (4 x 10 , Pomodoro) en nuestra organización. Considero que las interrupciones son la principal causa de que muchas personas planeen hacer una serie de actividades en el día y finalmente se den cuenta que no pudieron terminar con nada. Raúl
Una interrupción de solo dos minutos te hace perder mucho más que solo estos dos minutos, porque después de cada interrupción necesitas al menos diez minutos para poder volver al estado de concentración que tenías antes de la interrupción. Ya te puedes imaginar qué pasaría si recibes más que seis interrupciones por hora (algo bastante habitual en muchas empresas).
El e-Mail es una herramienta de doble filo. Es muy eficiente para muchas cosas, pero a la vez la gente pierde tiempo en el de dos maneras, principalmente.
1- Remisiones (Forwards). Te mandan chistes, pensamientos, cadenas y noticias; pero si te dieras cuenta cuánto tiempo te quita, tal vez los manejarías diferente. Hace meses en mi cuenta hice una regla que todos los e-mails con adjuntos PPS se archivaran en una carpeta “LecturaLuego”, fuera de mi buzón de entrada. Muy de vez en cuando entro allí y paso un rato leyendo algunos que me llaman la atención, pero ya no me interrumpen el pensamiento. Es como darse cuenta que el café que compras en Starbucks cada día te está costando más de cien Euros cada mes. De vez en cuando disfruto un café lujoso, pero no tengo presupuesto para hacerlo todos los días.
2- No Procesar a Cero. El correo electrónico sentado en tu buzón es como un escritorio sin ordenar. Al igual que todos tomamos y limpiamos nuestro escritorio regularmente para poder trabajar tranquilos, deberíamos limpiar también nuestro buzón de entrada.
Personalmente, en el momento en que tengo el buzón en cero, es el momento que siento que ya puedo ir a trabajar creativamente. Lea en los blogs bajo el tag: Inbox Zero para convertirse en maestro de esta disciplina. Paul de Tecnología Eficaz
El uso de las reglas o filtros de correo puede reducir el tiempo necesario para procesar el correo. ¡Úsalas bien!
Para mí, las reuniones son la asignatura pendiente de este país y una fuente improductividad sin igual.
Los moderadores de reuniones inútiles y absurdas, sin darse cuenta, hacen perder el tiempo a los víctimo-participantes. El problema es que éstos, SI, SE DAN CUENTA!!!. La gente acude a las reuniones sin saber a qué va y sale sin saber a qué ha ido…
Por otro lado, haré una confesión: a nivel personal admito “dedicar mucho más tiempo del realmente necesario” en búsquedas por internet… Eva Cantavella de Reuniones Eficaces
Una reunión es una actividad carísima. Solo hay que multiplicar el coste por hora de cada participante por el número de participantes y la duración de la reunión para ver las enormes cantidades de dinero que gastamos en reuniones. ¿Realmente son necesarios?
Creo que otros compañeros productivos estarán de acuerdo conmigo en que uno de los mayores roba-tiempo de nuestra era es Internet, en cualquiera de sus facetas. Es muy fácil abrir el navegador para hacer una investigación, y terminar leyendo blogs, subscribiéndote a un nuevo servicio o red social, o dejarte llevar por los mensajes emergentes del Messenger o Twitter.
Utilizar Internet requiere de mucha disciplina, una cualidad que lamentablemente brilla por su ausencia en la mayoría de nosotros. Jero Sánchez de El Gachupas
A veces he aconsejado pegar un Post-it con la razón de la búsqueda a la pantalla. Así siempre tendrás visible qué debes estar haciendo en internet.
Quiero dar las gracias a los expertos de la productividad por haber tomado el tiempo para contestar las preguntas. Me ha sorprendido mucho que nadie ha mencionado la televisión, una actividad a que dedicamos muchas horas por semana.
Si eres un usuario de esta plataforma puedes recibir automáticamente las nuevas entradas y otras noticias de El Canasto en tu muro; solo hay que ‘clicar’ en el botón Me gusta de la página. Una vez hecho esto, también podrás participar en la página: publicar enlaces y vídeos sobra la productividad, discutir sobre los posts y añadir textos.
Os invito a todos visitar la página de El Canasto en Facebook para formar parte de la gran comunidad de Canasteros.
Por cierto, ¿sabías que también puedes usar tu cuenta de Facebook para dejar comentarios en El Canasto?
Es hora para un nuevo vídeo de 2 Minutos de productividad.
En este vídeo muestro las herramientas que uso habitualmente para capturar ideas: un bloc de notas y un bolígrafo Pilot G2, la pantalla de captura de OmniFocus en el mac y OmniFocus y la grabación de voz en el iPhone.
¿Qué herramientas usáis para capturar vuestras ideas?
Una de mis aplicaciones favoritas para el mac es Notational Velocity, que uso para gestionar todos los textos en que estoy trabajando. Notes es una aplicación para Windows basado en el mismo concepto.
La pantalla está dividida en tres secciones. Primero hay un campo multifuncional, que sirve para buscar notas y para crear notas nuevas. Luego hay la lista de notas (filtrado por el texto en el primero campo) y finalmente el texto de la nota.
Si quiero guardar una idea, simplemente empiezo a teclear el título. Notes automáticamente filtra las notas y muestra las notas relacionadas. De este modo puedo elegir una nota existente con las teclas de flecha para añadir la información a esta nota, o dar intro para crear una nueva nota. Este sistema de búsqueda/creación funcione mejor si tienes muchos textos pequeños con información específica en lugar de textos más largos. Notes no tiene la posibilidad de guardar manualmente los textos, pero automáticamente guarde todo lo que haces al instante.
Notes también sincroniza con el servicio de Simplenote, una aplicación gratuita para iOS, y además puede ser instalada en un pendrive USB.
Yo creo que El Canasto es mucho más que una bitácora. No estoy hablando de los podcasts de 2 Minutos de Productividad, la cuenta en Twitter o los enlaces interesantes publicados en El Canasto Mini, porque creo que un podcast, Twitter y enlaces externos son elementos bastante habituales en un blog.
Para mí sois vosotros quien convierten El Canasto en más que un blog, porque El Canasto es una verdadera comunidad de gente interesada en la Productividad Personal gracias a vuestra participación.
Creo que los Foros de El Canasto forman la parte más interesante de esta comunidad, porque allí todos podréis empezar nuevas discusiones y compartir sus experiencias. Lea por ejemplo estos hilos muy interesantes:
Reuniones y productividad son una combinación difícil. ¿Cómo puedes tener reuniones y al mismo momento trabajar en tus metas?
Una afición cara
A veces dicen que las reuniones son el pasatiempo nacional de España. No sé si está mucho mejor en otros países, pero creo que generalmente tenemos demasiadas reuniones.
No hay nada mal en una reunión, mientras está bien organizada. La comunicación y cooperación son imprescindibles para finalizar proyectos grandes y complejos, y las reuniones son la mejor manera de hacerlo.
Aún así he notado que mucha gente odia a las reuniones, y con buena razón. Si habláis gran parte de la reunión sobre procedimientos y políticas que no afectan el resultado final, estás perdiendo tu tiempo (y tu motivación) en la reunión.
No asistir
Si realmente piensas que pierdes el tiempo en una reunión, intenta si es posible no asistir o al menos asistir solo una parte de la reunión.
Si realmente debes asistir en la reunión, puede ser que estos consejos te ayudaran a convertir la reunión en una experiencia positiva:
Prepárate bien para sacar más beneficios de la reunión. Empieza unos días antes de la reunión para dar tiempo a tu subconsciente para tener ideas más creativas. Solo si eres una persona supercreativa es mejor no hacerlo, para mantener la perspectiva ajena al asunto y para generar ideas frescas durante la reunión.
Revisa la agenda de la reunión y los documentos en tu carpeta con material de soporte del proyecto (ya tienes una, ¿verdad?).
Lleva algunos documentos de la carpeta Para leer contigo. En la mayoría de las empresas las reuniones empiezan al menos un cuarto de hora tarde, y así puedes aprovechar este tiempo de espera.
También durante la reunión habrá momentos menos interesantes. Usa estos momentos muertos para hacer otras tareas Puedes leer, escribir y revisar textos, apuntar ideas nuevas o incluso procesar tu correo. Si la reunión tiene más asistentes tendrás más tiempo para hacer otras cosas.
Toma notas Si alguien no toma notas, seguramente esta persona no debería estar en la reunión. Apunta tus ideas y acciones en el bloc de notas. Después de la reunión pon las hojas con notas en tu bandeja de entrada para luego procesarlas.
¿Tienes otros consejos para mejorar la productividad de las reuniones? Explícalo en un comentario.
Esta semana he escrito como pasó mis vacaciones sin internet. No obstante creo que mucha gente no conoce la importancia de estar desconectado, porque he visto muchos portátiles en los campings.
Entiendo que hay situaciones en que realmente no puedes desconectarte por completo. Por ejemplo, puede ser que un propietario de una empresa pequeña contacta cada día con la oficina, solo para saber que todo va bien y así poder pasar el resto del día sin preocuparse.
¿Qué hacéis durante las vacaciones, ¿internet sí o no?
A veces es necesario bloquear un periodo de tiempo para conseguir finalizar una tarea. Puedes decidir por ejemplo de reservar 30 minutos sin interrupciones para acabar un informe. Este principio es tan potente que existe un método de productividad que está basado en usar bloques de tiempo: la técnica pomodoro.
En un bloque de tiempo solo una interrupción está permitida: el señal del final del bloque. En la técnica pomodoro usan un temporizador de cocina (en forma de tomate) para marcar los bloques de tiempo. Un temporizador también puede ayudarte a recordar cosas (sacar la ropa de la lavadora después de una hora).
TimeBoxed es un temporizador muy completo para mac. La interfaz de TimeBoxed ha sido desarrollado para no molestarte, solo muestra una barra con el tiempo ya pasado en verde. Si ha acabado el tiempo puedes configurar varias alarmas: animaciones visuales, sonidos, voz, mensajes en Growl, etc.
He vuelto de mis vacaciones. Mientras yo estaba completamente desconectado y relajando, El Canasto ha tenido un periodo muy productivo gracias a los autores invitados. Quiero agradecer a Valentina, Eva, Franck, Alex, Montse, blpgirl, Jero y Daniel por haber cuidado de esta bitácora aportando unos artículos realmente interesantes.
Habitualmente paso mis vacaciones completamente desconectado: no miro mi correo, no leo blogs, no chequeo los comentarios en El Canasto, no abro Twitter y esta vez tampoco tenía teléfono móvil porque no había activado el servicio roaming. Durante las vacaciones tengo un horario, una rutina y unos hábitos completamente distintos a los días normales. Este cambio de estilo de vida me aporte una cosa muy importante: la posibilidad de ver mi vida habitual desde fuera.
Si no sigues tus rutinas habituales serás capaz de tener una vista de pájaro de tus actividades. No es necesario de sentarte para pensar, solo debes tener la mente abierto. Puede pasar que estás disfrutando de un juego, y te preguntas por qué no lo haces más a menudo. ¿Es porque siempre estás mirando la tele o conectado a internet?
El único que debes hacer es apuntarlo en por ejemplo un bloc de notas. Después de las vacaciones puedes procesar tus notas y decidir si esta nota es una acción o simplemente un deseo inalcanzable.
También este año he tenido varios de estos momentos durante las vacaciones, simplemente porque he temporalmente cambiado mis hábitos. Ya estoy intentando cambiar algunas rutinas, mientras he aparcado otras cosas en la lista algún día/quizás.
Es increíble cuantas cosas obvias puedes ver desde fuera, mientras están invisible cuando estás dentro.
Cuando leas esto, seguramente ya he salido del país. Durante tres semanas estaré desconectado del trabajo y de internet, disfrutando de las vacaciones. Esto implica que durante tres semanas no escribiré nada en El Canasto, ni estaré en los foros, Twitter o Facebook.
Pero no os quedáis sin consejos de productividad. Algunos de los expertos de la productividad personal me han prometido que cuidaran de El Canasto y que publicaran algún artículo. Y como son gente altamente eficaz estoy seguro de que tendréis artículos muy interesantes durante las próximas semanas.
Thymer se presenta como la herramienta más sencilla para gestionar proyectos y tareas. Como podréis ver en la pantalla de arriba, Thymer muestra en su pantalla principal todo lo que debes hacer hoy (today), esta semana (week) o algún día (someday). Para cambiar el orden, simplemente puedes arrastrar la tarea a su nuevo sitio.
También es muy fácil de añadir nuevos proyectos o nuevas tareas usando la barra de entrada inteligente que interpreta todas las palabras empezando con una arroba (@). De este modo, es posible asignar tareas (@jeroen), marcar tareas como facturables (@billable), especificar una fecha límite (@7/8), definir tareas repetitivas (@every…) y colorear las tareas (@colorblue).
Thymer realmente ha sido desarrollado para usar en equipos de trabajo. Cuenta con permisos de usuario por proyecto y los miembros de un equipo pueden discutir y comentar las tareas, convirtiendo Thymer en la herramienta idónea para la colaboración. Además, con solo una cuenta de Thymer es posible participar en varios equipos de trabajo y usarlo también para tus tareas personales.
Thymer publica las tareas y citas en formato iCalendar. Si usas Microsoft Office 2007, Google Calendar o Apple iCal puedes suscribirte a este calendario para tener acceso a tus tareas desde el calendario.
Hay cuatro versiones diferentes de Thymer: una versión gratuita limitada a 4 proyectos, una versión profesional de pago (4€/mes) y dos versiones de pago para equipos y empresas.
Cuando hace unas semanas estaba preparando los vídeos de 2 Minutos de productividad para el iTunes Store, encontré una manera de vincular a dos versiones de cada episodio: una versión en alta calidad para ver en el ordenador y una versión de tamaño reducido para ver en dispositivos móviles.
En las pruebas que hice todo funcionaba bien, pero en las últimas semanas varios lectores me han contactado porque solo pueden ver la versión de baja calidad.
No creo que pueda solucionar este problema, así que he decidido seguir el ejemplo de muchas otras videoblogs y publicar las dos versiones por separado.
Si queréis ver los vídeos en alta resolución podréis usar la dirección antigua y he creado un canal nuevo para los vídeos de tamaño reducido.
Por cierto, gracias a vuestros votos y reseñas, actualmente 2 Minutos de Productividad es una de los podcasts destacados en la página principal de podcasts en el iTunes Store.
Todos sabemos que existen dos tipos de gente: los que viven por la mañana y los que son más activos durante la noche. Cada persona tiene su propia distribución de energía durante el día. Me parece un tema muy interesante, así que pregunté a los expertos de productividad:
¿A qué hora del día te sientes más productivo y por qué?
Sin duda por la mañana, debe ser cosa de la luz del sol! :) Resuelvo muchas cosas a primera hora, lo cual me deja ya mas tranquilo para el resto del día. David Topi
Sin duda el sol tiene una gran influencia en nuestra productividad. Está comprobado que la luz natural es el mejor despertador.
No tengo una hora en particular sino que va más asociado a mis niveles de energía. Noto que mi productividad se dispara cuando he descansado bien y mi mente esta despierta. Otra cosa que también potencia mi productividad es disfrutar de períodos largos sin interrupciones, porque permiten fluir con mucha más facilidad. José Miguel Bolívar de Optima Infinito
Tiene sentido, el nivel de energía en un momento dado depende mucho de las cosas que has hecho anteriormente. No es lo mismo escribir una propuesta complicada después de una reunión agotadora que escribirla después de una pequeña pausa.
Usualmente a penas que me levanto, entre las 6am y las 10am porque es cuando estoy más descansada, con la mente despejada y con toda la energía a full. Además, ayuda que la casa esté silenciosa y no tenga distracciones porque mi familia está durmiendo o trabajando. blpgirl de Lo que le diga es mentira
Como ha dicho José Miguel, poder trabajar sin interrupciones es muy productivo, así que si tu horario no coincide con el horario de los demás tendrás más posibilidades de finalizar cosas.
Cuando no hay interrupciones. Normalmente a primera hora de la mañana, cuando somos cuatro gatos y todos tenemos sueño o a ultima hora de la tarde, cuando todos ya se han ido. La productividad no entiende de horarios, sólo de lo que seamos capaces de desarrollar en el contexto. Bergonzini
Alex también ha notado que hay horas con poca gente activa donde se puede trabajar con mayor tranquilidad.
Mis horas más productivas son entre las 8 y las 15 horas. Siempre he sido matutina. Me levanto despejada y con energía. Sabiéndolo, intento hacer las tareas que son más laboriosas y requieren más concentración en esta franja horaria. Por la tarde, después de comer bajo un poco el ritmo. Dedico un tiempo a mi blog, voy al gimnasio o a clase de inglés. Por la noche rendida, leo un poco.
Sincronizar nuestras tareas con nuestro reloj biológico nos permite sacarle jugo a nuestras horas más productivas. Montse Vila de Buenhabit
Es muy importante saber cuándo tienes tus horas productivas para poder optimizar la planificación del día.
Las horas del día en las que me siento más productivo es desde el medio día hasta el final del día, porque en general invierto las primeras horas de la mañana en planificar las actividades importantes que realizaré durante ese día y en apagar ciertos incendios que surgen, es decir, prácticamente durante la mañana estabilizo y planifico mi día.
Las actividades planificadas surgen en función al día anterior y a los proyectos en curso. Digamos que realmente el sentimiento de productividad es perenne y siempre y cuando uno no decaiga ante las promesas que se hace a uno mismo, no debería desaparecer por completo, pero si deseo segmentarlo por horas, diría que las primeras horas de la mañana las utilizo para planificar y estabilizar mi día, para luego por la tarde y la noche empezar a dar en el check de terminado a las actividades planificadas.
Es por eso que intento agendar reuniones / citas por la tarde o noche, debido a que en la mañana ya las tengo mapeadas y puedo colocar otras actividades alrededor logrando no cruzarlas. Raúl
Me gustaría destacar la definición de ‘productividad’ que usa Raúl: aunque seguramente hace muchas cosas por la mañana, solo se siente productivo si está trabajando en las tareas importantes que pertenecen a sus objetivos.
A primera hora de la mañana.
Entre 6 y 10 de la mañana es cuando hago el 80% del trabajo de todo el día y donde concentro las tareas Clave. Mi atención, energía, estado de ánimo y creatividad están intactas y es cuando más uso hago de todo ello. Y, jamás, por nada del mundo, abro el Email hasta transcurridas una hora y media o dos horas. De ese modo me aseguro de dedicarme a mi trabajo. A mi verdadero trabajo. Berto Pena de Think Wasabi
Como ya he mencionado anteriormente, una vez que sabes cuando tienes tus horas con más energía, debes usarlas para las tareas más importantes. Para Berto leer el correo no es una tarea importante y no abre el correo durante las primeras horas.
Quiero dar las gracias a los expertos de productividad que han tomado el tiempo para contestar esta pregunta. A los expertos que todavía no han contestado: aún quedan algunas preguntas para contestar en la página de las entrevistas.
Todos perdemos tiempo; sea porque no tenemos nuestras prioridades claras o porque hacemos cosas que no están alineadas con nuestras prioridades (¡navegar en internet!). ¿Cuantas horas al día pierdes ahora porque no estás organizado y no tienes un buen sistema de productividad personal?
Ahora, multiplica estas horas por 235 (el número de días laborables en un año) e imagínate qué podrías hacer con tantas horas disponibles.
Una de mis gestores de tareas favoritos, Nozbe ha añadido una aplicación para el iPad, que estará disponible durante esta semana. La aplicación está muy bien hecha y se parece a una carpeta de piel.
En la barra lateral, a la izquierda, hay las opciones de navegación, con la bandeja de entrada, las próximas acciones, los proyectos, tus notas — ¡sincronizadas con Evernote! —, el calendario, etc.. Los contenidos de estas listas se muestran en la pantalla principal.
Al girar el iPad en modo vertical desaparece la barra vertical, para que puedas concentrarte en finalizar las tareas.
Nozbe para iPad sincroniza con la versión online de Nozbe y con Nozbe para iPhone. El precio de esta aplicación será $4,99.
En este video muestro las posibilidades para organizar tus proyectos y áreas de responsabilidad en OmniFocus. Si estás suscrito a los vídeos de 2 Minutos de Productividad vía iTunes, seguramente ya tienes este video descargado para verlo directamente en tu ordenador.
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Para mucha gente Outlook es la herramienta para mantener el orden en su vida: correo, listas de tareas, recordatorios, citas… Yo también uso Outlook en la oficina, aunque he hecho un poquito de tuning.
Hoy quiero compartir algunos consejos para usar Outlook con más rapidez. La velocidad de trabajar con un gestor de tareas es muy importante: lo más rápido que puedes añadir una tarea o cita, lo antes puedes continuar con tu trabajo. Estos consejos están basados en Outlook 2007, aunque muchos también funcionan en versiones anteriores.
Crear correos, tareas y citas
En la mayoría de las aplicaciones la manera más rápido de trabajar es usando el teclado en lugar del ratón, y Outlook no es la excepción. Hay algunas tareas que repites seguramente durante todo el día en Outlook, y si solo aprendes los atajos de teclado para estas acciones ya ahorras mucho tiempo:
Ctrl + Mayús + M: Enviar un correo Ctrl + Mayús + T: Crear una nueva tarea Ctrl + Mayús + A: Añadir una cita
Estos atajos de teclado funcionan desde cualquiera pantalla de Outlook. Es igual si estás en la pantalla de las tareas, tu calendario o el correo, con Ctrl + Mayús + M siempre abres un mensaje nuevo.
Visualizar tu correo, tu calendario o las tareas
También hay atajos de teclado para cambiar de pantalla. Si estás procesando tu correo y alguien te llama para planificar una reunión, puedes usar el atajo de teclado Ctrl + 2 para abrir el calendario al instante.
Ctrl + 1: Abrir el correo Ctrl + 2: Abrir el calendario Ctrl + 3: Abrir los contactos Ctrl + 4: Abrir las tareas Ctrl + Y: Elegir una carpeta para abrir
Mover y copiar a una otra carpeta
El atajo de teclado para mover funciona con correos, tareas, citas y notas. Además puedes seleccionar varios correos y moverlos todos juntos.
Ctrl + Mayús + V: Mover la selección a una otra carpeta
Mover cosas a una otra carpeta es muy importante, porque es la manera más eficaz de convertir un correo en una tarea o cita. Al mover un mensaje a la carpeta Tareas se convierte automáticamente en una tarea.
No hay atajo de teclado para copiar, pero es posible navegar por los menús de Outlook usando el teclado. Cada opción en los menús tiene una letra subrayada para poder acceder a este menú usando la tecla Alt en combinación con esta letra. La opción para copiar está disponible en el menú Edición (la letra E) y se llama Copiar en una carpeta… (un punto):
Alt+e, .: Copiar la selección a una otra carpeta
Es un poquito más complicado que mover, pero mucho más rápido que usar el ratón.
Gestionar correo
Para muchos, la sección de correo es la más importante de Outlook. También para gestionar el correo hay algunos atajos de teclado:
Ctrl + R: Contestar el mensaje Ctrl + Mayús + R: Contestar a todos Ctrl + F: Reenviar el mensaje
Outlook tiene muchos atajos más, pero si solo sabes estos ya te ahorras mucho tiempo. ¿Cual es tu atajo de teclado favorito en Outlook?
"5 consejos para mantener la productividad en camino" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 7 de Septiembre 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.
